اهم 6 أهداف للتخطيط وفوائده
تحمل الإدارة مجموعة من الوظائف الرئيسية وتتضمن: التخطيط والتنظيم والتوظيف والقيادة، يعتبر التخطيط دورًا حيويًا لأنه يشكل الأساس الذي تستند إليه باقي الوظائف ويتضمن وضع مخطط استراتيجي لتحقيق أهداف محددة، من خلال تخصيص الموارد اللازمة وتحديد المهام والإجراءات والجداول الزمنية.
أهداف التخطيط وفوائده
يعتبر التخطيط الوظيفة الإدارية الرئيسية والأهم بين الوظائف الأخرى، بالإضافة إلى ذلك تتميز عملية التخطيط بعدة خصائص مهمة يوضحها موقع أموالنا في النقاط التالية:
- تحديد أهداف المنظمة ويحدد المسارات المحتملة ويقرر المسار الأنسب لتحقيق العمل والوصول إلى الهدف المنشود.
- يتطلب تطبيقه في جميع القطاعات والمستويات حيث يختلف نطاق التخطيط في كل مستوى عن الآخر.
- يعد عملية مستمرة حيث يتم وضع خطط وتنفيذها خلال فترات محددة ثم يتم تحديثها وتعديلها لمواكبة الظروف والاحتياجات الحالية والمستقبلية.
- عملية عقلية تشمل التفكير والتخيل والابتكار والإبداع.
- النظر إلى المستقبل ودراسته وتحليله والتنبؤ بالمشاكل والتحديات المحتملة ووضع الخطط للتعامل معها.
- يوضع عدة مسارات بديلة للعمل لتحقيق الهدف المحدد ثم يتم اتخاذ قرار بشأن الاختيار الأفضل بناءً على تحليل النتائج المتوقعة.
فوائد التخطيط
إحدى أهم الفوائد التي يتيحها التخطيط هي أنه مساعد أساسي في تنظيم الأهداف وتحديدها وكذلك الوسائل المعتمدة لذلك، بالإضافة إلى ما يلي:
- تواجه التغييرات التي تحدث فجأة حيث يسمح بالتوقع الشبه دقيقة للمشاكل والأمور الطارئة ووضع الحلول لتجنبها أو التعامل معها بفاعلية قبل وقوعها.
- توضيح الأهداف مما يساهم في فهمها بسهولة وبالتالي يجعل من السهل على الفريق العمل على تحقيقها.
- توجيه الأنشطة والعمل نحو تحقيق الأهداف والنتائج المرجوة.
- استغلال الموارد والإمكانيات المتاحة بأقصى قدر ممكن مما يقلل التكاليف إلى الحد الأدنى.
- تحسين وتعزيز التنسيق بين الأقسام وبين الموظفين داخل بيئة العمل.
- تمكين الرقابة لأداء دورها في ضمان سير العمل بفعالية لتحقيق الأهداف المرجوة.
- زيادة كفاءة وفاعلية الموظفين وتحسين بيئة العمل.
المعوقات الخاصة بالتخطيط
معوقات ناتجة عن المسؤولين:
- عدم الالتزام بالتخطيط: يرجع ذلك إلى تفضيل المسؤولين حل المشكلات اليومية على حساب التركيز على المستقبل وتحقيق الأهداف البعيدة.
- عدم إلزامية الخطط: على الرغم من وضع آليات للتخطيط داخل العمل إلا أنها لا تصل إلى درجة إلزامية كافية للأفراد.
- الاعتماد على الخبرة فقط: يتسبب ذلك في إهمال العوامل الأخرى المهمة في التخطيط الناجح.
- مقاومة التغيير: بعض الأفراد يقاومون التغيير مما يجعل تطبيق الخطط أكثر صعوبة.
معوقات ناتجة عن الخطة:
- صعوبة الحصول على معلومات دقيقة: التنبؤ بالمستقبل يعتمد على وسائل تنبؤ دقيقة ولكنه قد يكون صعبًا نظرًا لتعقيد البيئة الخارجية.
- سرعة التغيير: التطورات السريعة قد تجعل من الصعب مواكبة التغييرات المستمرة.
- عدم المرونة: يمكن أن تكون الخطط غير قادرة على مواكبة التعديلات داخل البيئة العملية.
- الوقت والنفقات: عملية التغيير تتطلب نفقات مالية ووقتًا مستمرًا وهو ما قد لا يكون متوفرًا دائمًا.
اطلع على: ما هو الاقتصاد وأبرز 3 أنواع للاقتصاد في العالم
تعريف التخطيط
هو عملية وضع الأهداف المستقبلية وتحديد الطرق والوسائل والبدائل التي يمكن اتباعها لتحقيق تلك الأهداف، يتم وضع الخطط والبدائل في إطار خطة متناسقة وميزانية محكمة ويقوم مختصون ومسؤولون في هذا المجال بتطوير هذه الخطط بهدف تطوير المؤسسة وتحقيق أهدافها بشكل فعال وفي الاتجاه المحدد.
هو تحديد أهداف المنظمة المستقبلية وتحديد الوسائل المناسبة لتحقيق هذه الأهداف يقوم عادةً مديرو المنظمات بوضع عمليات التخطيط حيث يتنبأون بالمخاطر المحتملة التي قد تطرأ في المستقبل مما يمكن من متابعة العمل لفترات زمنية أطول، علاوةً على ذلك تساعد المديرين على حل المشكلات وتطوير استراتيجيات لتسهيل العمل ووضع المسار المناسب لتحقيق الأهداف في النهاية.
اطلع على: أهمية المشاريع الصغيرة والمتوسطة في دعم الاقتصاد
أهمية التخطيط
- تحديد أهداف المنظمة وتوضيحها مما يوفر مرجعاً لاتخاذ القرارات في الظروف الحالية والمستقبلية.
- يوجه المديرين نحو القرارات الصحيحة بشأن الوقت والطريقة المثلى لتحقيق الأهداف المحددة.
- يساعد في تقليل المخاطر من خلال التنبؤ بالتحديات المستقبلية والاستعداد لمواجهتها.
- يعمل كمقياس لأداء المنظمة وتقييم مسار عملها.
- يستخدم كمعيار لاختيار البدائل المناسبة واتخاذ القرارات الصحيحة.
- يحسن من القوة التنافسية للمنظمة ويزيد من إنتاجيتها.
- يعزز من إنتاجية الموظفين ويخفف من التعامل الفوضوي بين الأقسام.
- يعد عملية منسقة تحقق التنظيم الفعال لعمل الموظفين.
- يحفز القدرة على الابتكار والإبداع باستمرار مما يساهم في الحفاظ على قدرات المنظمة على المنافسة.
أنواع التخطيط
كل نوع من أنواع التخطيط له دور فعال في تحقيق النجاح في متنوع المجالات، وتشمل ما يلي:
- التخطيط الاستراتيجي: يعتبر مرادفًا لمصطلح الإدارة الاستراتيجية وهو يهتم بتشكيل استراتيجيات لتحقيق أهداف محددة على المدى الطويل ويتضمن التنسيق بين جميع قطاعات المنظمة لتحقيق أهدافها الاستراتيجية.
- الخطط التكتيكية: تفصل الخطط الاستراتيجية وتحولها إلى خطط محددة ومرتبطة بعمليات محددة في المنظمة وتركز على مهام ووظائف الإدارة في المستويات الأدنى لتحقيق أجزاء من الخطة الاستراتيجية.
- الخطط التشغيلية: توضع من قبل مدراء المستويات الأدنى داخل المنظمة وتركز على التفاصيل اليومية للعمليات والإجراءات في المنظمة ويمكن أن تكون مستمرة أو شخصية وقتية.
- خطط الطوارئ: تتضمن التخطيط للكوارث الطبيعية والأزمات الكبيرة والمشاكل الشائعة مثل فقدان البيانات أو الموظفين ويهدف إلى استعداد المنظمة للتعامل مع المخاطر المحتملة وتقليل تأثيرها على العمليات اليومية.
