أهم 5 من أساسيات إدارة المشاريع الناجحة
لتحقيق النجاح في أي مشروع لا بد من التنظيم المسبق الدقيق والتخطيط المُحكم والتوجيه والرقابة على كافة تفصيلات ومناحي ومرامي المشروع، في سبيل تحقيق الأهداف المرجوّة من المشروع أو المتوقع الحصول عليها في التوقيت المخطط له دون التعرض لمخاطر تعرقل نموّه وتهدم مساعيه.
تعرف على أساسيات إدارة المشاريع الناجحة
إن من أهم المهارات التي ينبغي الالتفات لها عند التفكير في أي مشروع، هي مهارة الإدارة، فمن دونها يظل المشروع مجرد خطة على الورق غير ملموسة على أرض الواقع، وإن تم تطبيقها فما تكون إلا بداية لفشل المشروع.
فهي الركيزة الأساسية التي تعمل على أساسها نجاح المشروع وإدارة الوقت جيدًا والإنتاجية المستمرة والتواصل الأعمق والحيوي مع العملاء أو الجمهور، وتتلخص أبرز الأساسيات اللازمة لإدارة أي مشروع ناجح فيما يلي:
- مرحلة البدء:
- هي المرحلة التي تنشأ من عندها فكرة المشروع، حيث يتم رسم صورة عامة له، وبناء عليها تتأثر بقية أساسيات إدارة المشروع.
- تتضمن المرحلة عمل دراسة جدوى وتحديد المجال الخاص بالمشروع.
- تحديد الأطراف المستفيدة من المشروع، وبلورة أهداف ورؤية المشروع.
- من تحديات هذه المرحلة التأسيسية، تكوين فريق العمل الخاص بالمشروع، حيث يقع على عاتق المدير اختيار أفضل العاملين المناسبين للمشروع تبعًا لما يحتاج إليه من مهارات.
- مرحلة التخطيط:
- هي نواة إدارة المشاريع وأصعب خطوة وأخطرها على المشروع، تأخذ جهد ذهني وعملي كبير من المدير لإتمامها وحبكها جيدًا من كافة الجوانب.
- حيث يتم من خلاله تحديد أهداف المشروع بدقة وتقسيمها، والمدى الذي يجب الوصول إليه ونطاقه، وتحديد الموارد المطلوبة وتحليل المخاطر، وإعداد جدول زمني يتم فيه تنفيذ المهام.
- تزداد تلك المرحلة صعوبة مع المشاريع الكبيرة والمعقدة، لكن كثير من التطبيقات المختلفة والبرمجيات والاستراتيجيات تساعد على تيسيرها.
- مرحلة التنفيذ:
- هي المرحلة التأسيسية الفعلية، حيث يتم تنفيذ المهام المخطط لها مسبقًا في خطة المشروع.
- توزيع الموارد وتنفيذ الأنشطة المطلوبة في إطار تحقيق الأهداف المرجوّة على أرض الواقع، مع إدارة الفريق.
- إدارة التواصل بين المدير وأعضاء الفريق وبين بعضهم البعض.
- توكيل المهمات بتفاصيلها إلى الفريق وشرح كل ما يحتاجون إليه فيها عبر الإرشاد والمتابعة المستمرة وبعض التدريب إن لزم الأمر.
- مراقبة سير العمل وفق الخطة والتدخل في حال طرأت مشكلة.
- الحرص على استخدام الموارد المتاحة تبعًا للخطة وإدارة الميزانية الخاصة به، للانتهاء منه في الوقت المحدد له بأفضل أداء وجودة.
- الاعتماد على التقنيات والأدوات الحديثة التي قد تساعد في إدارة المشروع وفقًا لمنهجيته وإطاره العام.
- مرحلة المراقبة والتقييم:
- هي مرتبطة ارتباط وثيق بمرحلة التنفيذ، حيث تتم متابعة المشروع وما يحرزه من تقدم.
- مراقبة التكاليف الخاصة بالمشروع والجدول الزمني الذي يسير وفقه مع المقارنة بالجودة، وإجراء التقييمات بشكل مستمر خلال فترات قصيرة لمتابعة تحقيق الأهداف المنشودة والانتهاء من معالم المشروع وراء بعضها البعض بكفاءة.
- يتم فيها تجميع الكثير من البيانات للاعتماد عليها في اتخاذ القرارات فيما بعد، أو في حالة تعديل الخط.
- مرحلة الإغلاق أو الانتهاء:
- هي المرحلة الأسعد لدى مدير المشروع، حيث مجهوداته تحولت إلى واقع ملموس.
- يتم استكمال المشروع والانتهاء منه بشكل كامل، وهذا لا يعني انتهاء دور مدير المشروع، حيث يقع عليه تحليل الأداء والكفاءة للمشروع والعاملين وعمليات تنفيذ المهام.
- الانتهاء من تقييم النتائج واستخلاص نقاط القوة والضعف والدروس المستفادة، وتوثيق التجارب، لإعداد التقارير النهائية، والانتفاع من كل هذا في التقارير القادمة من مشاريع أخرى.
أهمية إدارة المشاريع
إن حالة السوق تتسم بتجددها دائمًا نظرًا لما تواجه دوريًا من تحديات وكثرة المنافسين، فضلًا عن زيادة وعي الجمهور بتفاصيل المنتجات والثقافة العامة السائدة نتيجة المصادر المفتوحة والمتاحة في أي وقت، فباتباع أساسيات إدارة المشاريع يصل المشروع إلى النجاح خطوة بعد خطوة، مع تبلور الفوائد التالية:
- تأهيل وإعداد فريق العمل:
حيث تساعد الفريق على التركيز بأدق تفاصيل العمل والوعي بأهميتها في خطوات إدارة المشروع، وبالتالي عدم الدخول في انحرافات تحيد عن المسار الصحيح وإلحاق الضرر بالمشروع.
- توفير الموارد:
تُعين الإدارة على عدم إهدار الموارد الرئيسية بلا طائل كما الميزانية المحددة للمشروع، مما يعمل على إدارة وتوجيه النفقات بكفاءة وفعالية، وتنفيذ الخطوات المحددة من قبل في الوقت المناسب لها، والتسليم في المواعيد المتفق عليها.
- اتخاذ القرارات الصائبة:
تفيد إدارة المشاريع في تمكين مدير المشروع على معرفة وتتبع مراحل تقدم المشروع خطوة بعد خطوة، ومعرفة مناحي الضعف والقوة في كل تفصيلة وما تحتاج إليه من دعم، وبهذا يستطيع تحديد الأولويات واتخاذ القرارات الصائبة وتفادي كثير من العقبات وعرض الحلول المناسبة قبل وقوع أي مخاطر.
- تعزيز التواصل الداخلي:
قد يجد بعض العاملين في المشروع صعوبة في العمل الجماعي لا سيّما إن كان على بعد، فمن خلال إدارة المشروع يتم تقسيم العمل على هيئة مهام على أعضاء الفريق، حيث يعلم كلٍ منهم ما هي مهمته الموكلة إليه، ومن الذي عليه التواصل معه لإكمال مهامه بأتم وجه، مما يعمل على تجميع الفريق باستمرار وإجراء المناقشات العملية حول تطورات العمل والإنجازات المحرزة.
- التغذية الراجعة والتعلم من الأخطاء:
من أهم الفوائد لإدارة المشاريع، أنها تعتبر وسيلة فعّالة للتعلم من الأخطاء السابقة وبالتالي تجنب حدوثها، فضلًا عن نقل الخبرات ووسائل النجاح إلى الآخرين وتكرار حدوثها وتحقيق نجاحات أكثر مع مشاريع أخرى.
اطلع على: أفكار مشاريع جديدة : 15 فكرة لـ مشروع صغير ومربح هذا العام
مهام مدير المشروع
يعدّ مدير المشروع الجندي الأكثر بسالة الذي يأخذ بالمشروع إلى النجاح، ولا ينتهي دوره بسهولة بمجرد التخطيط الناجح، بل هو مستمر لشرح أهمية هذا التخطيط وبيانه بدقة لفريق العمل .
لمعرفة كل عضو دوره وما يقع عليه لنجاح هذا المشروع، من ثم يحول تلك الخطة المكتوبة إلى عملية يجرى تنفيذها على أرض الواقع، وتتمثل أبرز مهام المدير فيما يلي:
- التخطيط وفقًا لأهداف ورؤية الشركة: هو يكون المسؤول الأول عن تحديد المجال الخاص بالمشروع، بالمتابعة والتوافق مع أصحاب المصلحة، للخروج بأفضل صورة للمشروع بالتكيف مع الموارد المتاحة، كما الاتفاق مع مسار الرؤية الاستراتيجية والأهداف الشاملة للشركة.
- توفير موارد المشروع وتحديد الميزانية: يتولى كافة الجوانب المالية الخاصة بالمشروع، حيث يكون الطرف الأكثر دراية بها، مع الحرص على عدم فشل المشروع نتيجة أسباب مالية أو اقتصادية.
- تحديد معايير الجودة: يعمل على تحديد وإدارة سياسة ومعايير الجودة للمخرجات المتوقعة من المشروع، على أن تُنفذ تلك الإجراءات وفق مراقبة الجودة وضمانها.
- العناية بالتفاصيل الإدارية للمشروع: فيعتني بإدارة المشروع حتى حينما ينعطف لـ مسار خطير، فهما تتمحور أهمية الإدارة، فأساسها التعامل مع الأزمات والمشاكل، وفقًا لمبدأ أن الخطط من عادتها أن تبوء بالفشل رغم التخطيط الجيد، فإدارة المشاريع عبارة عن امتداد سلسلة من التعامل مع الأزمات والمشاكل والتصدي لها لعدم فشل المشروع.
- تحفيز الجانب البشري بالمشروع: يحتك مديري المشاريع مع عدد كثير من الأشخاص بمختلف المجالات والتخصصات، وهنا يقع دوره على بناء حلقة وصل بينهم ليعملوا مع بعضهم البعض بانسجام وتناغم، والحرص على إخراج أفضل ما لديهم وتحفيز كل] منهم بطريقة خاصة لتحقيق إنتاجية أكثر.
- المهام اليومية الروتينية: على نطاق يومي يقع على عاتقه إجراء الاجتماعات ومراجعة وتحديث الخطة، تسليم العشرات من التقارير، معالجة المراجعات الخاصة بالفريق وما إلى ذلك من المهام.
اطلع علي: أفكار 10 مشاريع صغيرة ومتوسطة في تركيا ناجحة للاستثمار
